Pendahuluan
Dalam organisasi modern, informasi adalah aset. Tapi bagaimana memastikan informasi penting Anda—baik fisik maupun digital—tersimpan, dikelola, dan bisa dibuktikan secara sah?
Jawabannya: ISO 30301.
Standar ini membantu organisasi menyusun sistem pengelolaan rekod dan arsip yang efektif, terstruktur, dan sesuai hukum. Di Indonesia, ISO 30301 semakin relevan untuk sektor publik, BUMN, dan perusahaan yang menghadapi audit atau regulasi dokumen.
Apa Itu ISO 30301?
ISO 30301 adalah standar internasional untuk Sistem Manajemen Rekod dan Arsip (Records Management System – RMS). Tujuannya adalah memastikan:
-
Informasi penting terjaga keaslian, keutuhan, dan ketersediaannya
-
Organisasi memiliki bukti autentik atas proses, keputusan, dan transaksi
Cocok Diterapkan oleh:
-
Instansi pemerintah, BUMN, dan lembaga publik
-
Perusahaan sektor finansial, hukum, kesehatan, pendidikan
-
Organisasi yang menangani dokumen hukum, kontrak, dan arsip digital
Manfaat Penerapan ISO 30301
✅ Kepatuhan Regulasi & Audit Arsip Nasional
✅ Transparansi & Akuntabilitas Operasional
✅ Pengelolaan Arsip yang Sistematis & Efisien
✅ Mengurangi Risiko Kehilangan atau Konflik Dokumen
✅ Mendukung Transformasi Digital & Tata Kelola Data
Elemen Utama ISO 30301
-
Konteks Organisasi: identifikasi kebutuhan pengelolaan rekod dan arsip
-
Perencanaan: penetapan tujuan, kebijakan, dan pengendalian risiko informasi
-
Pendukung: sumber daya, struktur peran, kompetensi, dan awareness
-
Operasional: pengendalian pembuatan, pengarsipan, akses, dan pemusnahan
-
Evaluasi: audit internal dan peningkatan berkelanjutan
Perbedaan ISO 30301 dan ISO 27001
| Aspek | ISO 27001 (Keamanan Informasi) | ISO 30301 (Manajemen Rekod & Arsip) |
|---|---|---|
| Tujuan | Menjaga kerahasiaan & integritas | Menjaga keaslian & pembuktian dokumen |
| Fokus | Sistem & aset informasi | Rekod, arsip, dan bukti proses bisnis |
| Dokumen yang diatur | Data elektronik, akses sistem | Surat, kontrak, laporan, metadata arsip |
Cara Menerapkan ISO 30301
-
Gap Assessment kondisi pengelolaan dokumen dan arsip saat ini
-
Penyusunan Kebijakan & SOP Rekod/Arsip
-
Klasifikasi & Jadwal Retensi Arsip
-
Digitalisasi atau Integrasi Sistem Arsip Elektronik
-
Pelatihan & Sosialisasi ke Pegawai
-
Audit Internal & Pendampingan Sertifikasi
Layanan WhiteSec ID untuk ISO 30301
Kami mendampingi organisasi dari awal sampai siap sertifikasi, termasuk:
-
Gap analysis & audit internal RMS
-
Pembuatan kebijakan manajemen rekod & arsip
-
Integrasi dengan sistem digital arsip (E-Filing, DMS)
-
Pelatihan staf & admin dokumen
-
Persiapan dokumen sertifikasi dan dukungan auditor eksternal
🔗 Hubungi tim WhiteSec ID sekarang untuk konsultasi awal
FAQ ISO 30301
Apakah ISO 30301 wajib untuk instansi pemerintah?
Tidak wajib, tapi sangat direkomendasikan, terutama jika menangani dokumen publik atau audit arsip.
Apakah bisa dipakai untuk arsip digital?
Bisa. ISO 30301 sangat kompatibel dengan sistem pengarsipan digital dan e-filing.
Apakah bisa diintegrasikan dengan ISO 27001 atau ISO 9001?
Bisa. ISO 30301 dapat menjadi bagian dari sistem manajemen terpadu (IMS) organisasi Anda.
Kesimpulan
ISO 30301 bukan sekadar tata kelola dokumen, tapi pondasi hukum dan operasional yang kuat dalam pengelolaan informasi organisasi. WhiteSec ID siap menjadi mitra Anda untuk membangun sistem manajemen rekod dan arsip yang terstruktur, sah, dan efisien.
🎯 Siap mulai perjalanan sertifikasi ISO 30301?
Hubungi kami dan jadwalkan sesi konsultasi gratis bersama tim WhiteSec ID.