Whitesec ID
Tata Kelola Informasi

Record & Information Management System (RIMS)

Arsip yang tertata adalah bukti kepatuhan yang selalu siap

  • JRA ANRI
  • Lifecycle Management
  • Records Governance
  • ISO Compliant
Konsultasi layanan ini

Arsip tanpa klasifikasi bukan sekadar soal ruang penyimpanan. Ketika regulator meminta bukti dan dokumen tak ditemukan, itu berubah menjadi risiko hukum.

Output yang Anda terima

  • Peta dan inventaris arsip organisasi
  • Skema klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip
  • Prosedur pengelolaan dan pemusnahan arsip
  • Pelatihan pengelola arsip tiap unit kerja
  • Laporan audit kepatuhan pengelolaan arsip
Konteks & Urgensi

Mengapa hal ini menjadi penting sekarang

Dalam banyak pemeriksaan, arsip adalah satu-satunya bukti bahwa keputusan diambil secara sah. Tidak mampu menemukannya berdampak sama buruk dengan tidak memilikinya.

  • Pengelolaan arsip memiliki dasar hukum tersendiri

    Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatur kewajibannya, sementara Jadwal Retensi Arsip menentukan masa simpan tiap jenis dokumen.

  • Menyimpan terlalu lama juga menimbulkan risiko

    Data pribadi yang disimpan melampaui kebutuhan bertentangan dengan prinsip pembatasan penyimpanan UU PDP dan memperbesar dampak kebocoran.

  • Digitalisasi tanpa klasifikasi hanya memindahkan kekacauan

    Pemindaian massal tanpa skema klasifikasi dan metadata menghasilkan tumpukan berkas digital yang sama sulitnya ditelusuri.

Tanda organisasi Anda membutuhkan ini

  • Permintaan dokumen saat audit butuh waktu berhari-hari
  • Jadwal retensi tersusun tetapi tidak pernah dijalankan
  • Arsip fisik menumpuk tanpa daftar dan penanggung jawab
  • Pemusnahan arsip berjalan tanpa berita acara

Satu saja sudah cukup menjadi alasan untuk berdiskusi lebih awal.

Ruang Lingkup

Apa yang kami tangani

  • Klasifikasi & Metadata

    Skema klasifikasi, penamaan, dan metadata agar dokumen mudah ditemukan.

  • Jadwal Retensi Arsip

    Penyusunan JRA mengacu pedoman ANRI dan regulasi sektor Anda.

  • Kontrol Akses Arsip

    Hak akses berbasis peran untuk arsip fisik dan digital.

  • Digitalisasi Arsip

    Alih media terkontrol dengan validasi keterbacaan dan integritas.

  • Pemusnahan yang Sah

    Prosedur dan berita acara pemusnahan sesuai ketentuan.

  • Audit Arsip

    Penilaian kepatuhan pengelolaan arsip dan tindak lanjutnya.

Cara Kerja Kami

Tahapan yang jelas, tanpa kejutan di tengah jalan

Setiap tahap punya keluaran yang disepakati, sehingga posisi progres selalu jelas.

  1. 01

    Inventarisasi

    Pemetaan jenis, volume, lokasi, dan kondisi arsip.

  2. 02

    Perancangan

    Skema klasifikasi, JRA, dan prosedur pengelolaan arsip.

  3. 03

    Implementasi

    Penerapan sistem, penataan arsip, dan pelatihan pengelola.

  4. 04

    Digitalisasi

    Alih media arsip prioritas beserta kontrol kualitasnya.

  5. 05

    Pemeliharaan

    Monitoring kepatuhan dan audit berkala.

Dasar Acuan

Standar dan regulasi yang menjadi rujukan

Setiap rekomendasi dapat ditelusuri ke acuan berikut dan diverifikasi secara mandiri.

  • UU No. 43 Tahun 2009Undang-Undang Kearsipan dan aturan pelaksanaannya.
  • Jadwal Retensi Arsip (ANRI)Acuan masa simpan dan nasib akhir arsip.
  • ISO 15489-1Prinsip dan praktik manajemen rekaman.
  • ISO 30301Sistem manajemen untuk rekaman organisasi.
  • UU No. 27 Tahun 2022Prinsip pembatasan penyimpanan data pribadi.

Indikator keberhasilan

Disepakati di awal agar hasil pekerjaan dinilai objektif, bukan berdasarkan kesan.

  • Waktu temu-kembali dokumen sejak diminta
  • Persentase arsip terklasifikasi dan bermetadata
  • Kepatuhan jadwal retensi per unit kerja
  • Jumlah arsip kedaluwarsa yang dimusnahkan tepat waktu
Glosarium

Istilah yang sering muncul dalam pembahasan

Istilah yang akan Anda temui pada dokumen, laporan, dan diskusi dengan auditor.

Jadwal Retensi Arsip
Daftar jenis arsip, masa simpan aktif dan inaktif, serta nasib akhirnya: dimusnahkan, dipermanenkan, atau diserahkan.
Arsip Vital
Arsip yang menentukan kelangsungan operasional organisasi dan tidak tergantikan bila hilang.
Alih Media
Mengubah arsip dari satu bentuk ke bentuk lain, umumnya fisik ke digital, dengan menjaga keterbacaan dan keutuhannya.
Berita Acara Pemusnahan
Dokumen resmi yang mencatat pemusnahan arsip beserta daftar, metode, saksi, dan pejabat penanggung jawab.
Pertanyaan Umum

Yang paling sering ditanyakan

Belum terjawab? Kirim pertanyaan Anda, tim kami membalas pada hari kerja.

Ajukan pertanyaan

Layanan Lain

Sering dikerjakan bersamaan

Siap membangun keamanan yang lebih kuat?

Konsultasikan kebutuhan organisasi Anda dengan tim kami. Gratis, tanpa komitmen.

Konsultasi Gratis+62 878-7666-6016